Notulen 02072018

Bijzondere Algemene Ledenvergadering

 

Datum:      2 juli 2018

Tijd:           20.00 uur

Locatie:      Paviljoen TCT

 

 

1. Opening, vaststelling agenda, mededelingen van het bestuur

Wim de Kwaasteniet opent de vergadering om 20.00 uur.

Michiel Hopmans heeft zich afgemeld.

Welkom aan de ereleden Monique, Toon en Berry.

Er zijn geen ingekomen stukken.

Aanleiding voor deze vergadering is wijziging statuten en huishoudelijk reglement n.a.v. Padel.

 

2. Vaststellen notulen ALV 5 februari 2018

Pagina 1: Wilkin heeft inmiddels contract getekend voor 2018, met de bedoeling dat het doorloopt in 2019.

Pagina 2: Kascommissie meldde een paar risico’s gevonden te hebben. Inmiddels zijn er met de ledenadministratie meerdere overleggen geweest en afspraken gemaakt. Deze komen ook terug in het herziene Huishoudelijk Reglement.

Pagina 3: blauwe competitie is er nog niet. Wel trainingsfaciliteiten.

Goede Doelen Toernooi is gepland op 14 juli.

Pagina 3-4: Padel-besluit komt vandaag aan bod, met meer details als in februari.

Pagina 5: Kunnen leden zelf verlichting bedienen? Er moet een nieuwe electriciteitskast komen i.v.m. Padel, hierbij wordt meteen ook de verlichting van een aantal banen losgekoppeld van de overige banen, zodat de leden zelf de verlichting kunnen bedienen wanneer het paviljoen gesloten is. Mits dit financieel haalbaar is.

Geen vragen en opmerkingen verder, dus notulen zijn vastgesteld.

 

3. Vaststellen Statuten TCT

We hebben gebruik gemaakt van het concept model van de KNLTB. Deze hebben we toegeschreven naar TCT en woord voor woord besproken binnen het bestuur. Vervolgens is het voorgelegd aan de KNLTB en zij hebben ernaar gekeken. Er kwam een opmerking welke is verwerkt. Nu liggen de Statuten voor aan de leden.

 

Hele document: daar waar tennis staat, moet tennis en padel staan. Dit geldt voor het hele document.

 

Artikel 4, lid 1,  vraag Pia Scheperkamp: er wordt geen onderscheid gemaakt tussen tennis- en padelleden? Mag je dan beide sporten beoefenen, waarom geen onderscheid?

Antwoord: juridisch hebben we 1 soort lid, echter in de praktijk ben je lid voor 1 van beide sporten, of voor beiden met een toeslag op je lidmaatschap.

Vraag Henk Scheperkamp: wat als er meer Padelleden dan tennisleden zijn en zij stemmen ervoor om een tennisbaan op te offeren voor een padelbaan? Moet dit niet geregeld zijn in de Statuten?

Antwoord: je hebt maar 1 soort lid, binnen 1 vereniging. Alle leden hebben gelijke rechten en plichten. We willen geen vereniging binnen een vereniging.

Uiteindelijk willen we ernaar toe dat iedereen dezelfde contributie betaalt en iedereen beide sporten kan beoefenen.

Opmerking Hanneke Tacke: TCT is een tennisclub, en dat moet in basis zo blijven. En dat moet ook tot uiting komen in de statuten.

Reactie Marnix Ceelaert: Bij de vorige ALV is gebleken dat we als vereniging open staan om padel toe te voegen. Dus we zijn niet meer sec een tennisverenining.

Reactie Wim de Kwaasteniet: nu is de samenwerking tussen STAT, Padel commissie en verenigingsbestuur heel soepel verlopen. Wanneer er 2 verenigingen, en dus 2 besturen zouden zijn, dan krijg je een belangen tegenstelling. Nu zijn we samen opgetrokken en is alles in goed overleg gegaan. Er komt een racketsport bij van geringe omvang. We zijn primair een tennissport en hiervoor houden we 13 banen in stand. Wanneer het aantal tennisleden sterk afneemt, kan dit worden herzien.

 

Artikel 5:

Vraag Henk Scheperkamp: als padellid van welke bond ben je dan lid?

Antwoord Tjeerd van den Heuvel: wij hebben ons gelieerd aan de KNLTB. Groot deel van Nederland zit hierbij. In Noord-Nederland zitten meer verenigingen bij de Padelbond. Er zijn dus aparte competities.

De Padelcompetitie zal deels voor en deels na de voorjaarscompetitie plaatsvinden. Binnen de KNLTB zijn aparte mensen aangewezen voor de Padeltak.

Lid 2: vraag Pia Scheperkamp: is bestuur de  nieuwe ballotagecommissie?

Reactie Wim de Kwaasteniet: dit is uit de tijd, we hebben geen ballotagecommissie meer. We gaan zeker niet alle nieuwe aanmeldingen screenen. Maar de mogelijkheid is open om als bestuur iets te doen met mensen die we liever niet lid zien worden van TCT.

 

Artikel 6, lid 7: “boekjaar” wijzigen in “kalenderjaar”.

 

Artikel 8, lid 5 is toegevoegd vanuit de KNLTB.

 

Artikel 9, lid 1:

Opmerking Pia Scheperkamp: toevoegen “minimaal aantal bestuursleden is 5 personen”.

Lid 9, opmerking Pia Scheperkamp: tekst wijzigen in:  “bij meerderheid van uitgebrachte stemmen”.

 

Artikel 10, lid 6 is toegevoegd vanuit de KNLTB.

 

Artikel 11, lid 1, opmerking Misha Ling: tennisjaar is van 1 maart tot 1 maart. Echter hier staat verenigingsjaar is gelijk aan kalenderjaar.

Reactie Wim de Kwaasteniet: opzeggingen zijn gebaseerd op kalenderjaar, financieel jaarverslag is ook per kalenderjaar.

Lid 3: Dit is nieuw en gaan we vanaf nu doen wanneer statuten worden vastgesteld.

Lid 4: het woord kascommissie komt niet meer voor, maar is wat breder omschreven. Ze kijken ook o.a. naar administratieve processen.

Lid 7: is toegevoegd vanuit de KNLTB.

 

Artikel 13, lid 1: vraag Anja Bisschops: is iedereen wel geïnformeerd over de ALV van februari?

Reactie Wim de Kwaasteniet: dit is de jaarlijks terugkerende ALV, en hierover zijn meerdere nieuwsbrieven gestuurd, ook vantevoren melding gemaakt op de website. Aangaande BC Padel, deze is ook meerdere keren verstuurd via nieuwsbrieven, en een presentatie tijdens de nieuwjaarsreceptie.

Wanneer emailadressen niet correct zijn in ons ledenbestand, daar kan de ledenadministratie niets aan doen. De leden hebben de plicht zijn/haar gegevens aan te laten passen in het ledenbestand. Toevoegen: “aan de bij de ledenadministratie bekende emailadressen”.

Wat redelijkerwijs kon gebeuren om leden te informeren, dat is gebeurd.

Opmerking Henk Scheperkamp: toevoegen “website”.

Opmerking Berry Kempenaers: een aankondiging/uitnodiging van de ALV kan beter apart vermeld worden, in aparte email, dus niet opnemen in een nieuwsbrief. Dit is in januari zo gedaan.

 

Artikel 14, lid 3, vraag Misha Ling: waarom staat rustend lid niet genoemd bij stemrecht?

Reactie Henk Scheperkamp: rustende leden hebben geen stemrecht.

Reactie Wim de Kwaasteniet: rustende leden bestaan voor het grootste deel uit geblesseerde leden. Deze mogen wel stemmen. Ook rustende leden zonder blessure hebben stemrecht.

Lid 4: juniorleden hebben stemrecht via hun wettelijk vertegenwoordiger. Dit stond ook in de vorige statuten.

Lid 5: stemmen bij volmacht blijft niet toegestaan. Dit werkt manipulatie in de hand.

 

Artikel 15:

Vraag Henk Scheperkamp: notulen laatste ALV kunnen die voortaan eerder gepubliceerd worden, bijvoorbeeld 6 weken na de ALV? Dit nemen we niet op in de statuten, maar kan in huishoudelijk reglement.

 

Artikel 17, lid 2, opmerking Misha Ling: we kunnen nu niet stemmen over de statuten, want niet tweederde van de stemgerechtigde leden is aanwezig.

Reactie Wim de Kwaasteniet: dit is een verzwaring van de mogelijkheid om statuten te wijzigen. Dit is door de KNLTB voorgesteld. Echter op basis van de vigerende statuten mogen we vandaag wel besluiten.

Willen we huidige tekst of nieuwe tekst aanhouden?

Vraag Anja Bisschops: waarom tweederde van de stemgerechtigde leden aanwezig en niet een percentage, bijvoorbeeld 10%?

ALV stemt nu over huidige tekst of nieuwe versie (10% ipv tweederde aanwezig, nieuwe vergadering tussen 1 en 3 weken na de eerste vergadering). ALV kiest voor nieuwe versie. Wanneer de notaris zegt dat het toch tweederde moet zijn, dan passen we dit aan.

 

De ALV stemt in met de nieuwe statuten en de wijzigingen zoals vandaag besproken en vastgelegd. De wijzigingen worden doorgevoerd en bestand wordt naar de notaris gestuurd.

 

PAUZE

 

4. Vaststellen Huishoudelijk Reglement TCT

Hetzelfde proces als bij de statuten is doorlopen.

Huishoudelijk reglement is richtinggevend, hoe nemen we beslissingen, waar liggen de grenzen.

 

Artikel 1: daarin is verwoord hoe we te werk zijn gegaan en hoe we georganiseerd zijn, welke processen zijn doorlopen.

Marnix Ceelaert: 250 Padelleden is dat inclusief jeugd?

Roy de Bakker: dit wordt zo uitgelegd in de presentatie. “Leden” kan beter vervangen worden door “spelers”.

Streven is om in totaal naar ongeveer 1.100 TCT leden te gaan. Dit valt uiteen in 1.000 tennis- en 270 Padel spelers, waarvan 170 leden tennis als padel spelen (combileden)

Pia Scheperkamp: waarom visie, missie, beleidsplan genoemd in huishoudelijk reglement?

Wim de Kwaasteniet: wij vinden dit belangrijk genoeg om te noemen, ook het proces hoe we ertoe gekomen zijn.

 

Artikel 2.4: bij investeringen van minimaal 25.000 euro moeten de besluiten worden genomen door de ALV.  Het gaat hierbij om investeringen die niet in de begroting zijn vermeld/voorzien.

Henk Scheperkamp: ik vind dit bedrag te hoog.

Berry Kempenaers: dit zal alleen gaan om een bedrag wat de vereniging uit kan geven. Zoals bijvoorbeeld vervanging van dak, ligt bij de STAT.

Wim de Kwaasteniet: we hebben behoefte aan het stellen van een norm, hoewel we de laatste jaren hier nooit tegenaan gelopen zijn. Nu staat er niets in, dus geen begrenzing.

Wim de Kwaasteniet stelt voor om het artikel te schrappen. ALV stemt hiermee in.

 

Artikel 5 is toegevoegd op advies van de KNLTB.

Joost de Wit: Hebben alle vrijwilligers een VOG moeten aanleveren?

Wim de Kwaasteniet: nee, hier vragen wij niet om.

 

Artikel 9:

Henk Scheperkamp: STAT moet onafhankelijk zijn van de vereniging vanwege belastingregels.

Wim de Kwaasteniet: we hebben het expres apart genoemd, en niet in het rijtje bij de commissies vermeld. We moeten het wel noemen dat we werken met een aparte stichting.

Henk Scheperkamp: hoe waarborgen we dat we wel vat houden op de STAT?
Berry Kempenaers: statuten van de STAT moeten ook gewijzigd worden. Op dit moment moeten die goedgekeurd worden door de ALV. In de toekomst willen ze dit met toestemming van het bestuur doen en niet meer door de ALV.

Tjeerd van den Heuvel: wat nu in de statuten staat, en wat er ook in blijft staan, is dat als er een geschil is tussen beiden, dan zal er een bemiddeling moeten plaatsvinden door 2 onafhankelijke personen.

 

Op vlak van communicatie zouden we graag met een PR & Communicatie vrijwilliger willen werken, echter dit is nu niet het geval. De Commissies hebben dit nu zelf als taak.

 

Bij artikel 9 loopt de nummering niet goed door.

 

Artikel 11.4 is toegevoegd. Er zijn 2 vertrouwenspersonen bij TCT.

 

Artikel 11.6: Michiel van Oosterhout: kan het anders verwoord worden? “moet” wijzigen in “zal indien mogelijk”.

Op zaterdag en zondag is dit wel mogelijk door verschoven starttijden, op vrijdagavond kan dit niet.

Arno Sparidaens: het is nu verruimd, voorheen stond erin dat er 1 baan vrij moest zijn. Nu is het minder strak geregeld.

Wim de Kwaasteniet: Op het moment dat mensen zich melden om vrij te spelen, dan melden zij zich bij de competitieleider en die gaat proberen of er een baan vrijgemaakt kan worden. Dit kan wel wat tijd kosten, mensen kunnen niet meteen de baan op.

 

Artikel 12: Maartje van der Aa: hebben wij als lid toestemming gegeven om elkaars gegevens uit te wisselen?

Wim de Kwaasteniet: bij inschrijving geef je je gegevens op welke gebruikt worden voor tennisgerelateerde zaken. Dus binnen de doelstelling van tennis, daar mogen de gegevens voor gebruikt worden.

Je legt ook vast met welke partijen je gegevens uitwisselt. In ons geval is dat met de KNLTB bijvoorbeeld.

 

Artikel 14: AVG wordt nog verder uitgewerkt.

 

De ALV stemt in met het nieuwe huishoudelijk reglement en de wijzigingen zoals vandaag besproken en vastgelegd. De wijzigingen worden doorgevoerd en bestand wordt naar de notaris gestuurd.

 

5. Benoemen Roy de Bakker, voorzitter Padelcommissie, als bestuurslid TCT

De ALV stemt in met de benoeming van Roy als bestuurslid, voorzitter Padel commissie.

 

6. Stand van zaken Padel

Roy geeft presentatie over de laatste stand van zaken. De financiering is rond gekomen.

 

Eerste baan wordt dichtbij het terras aangelegd. De eerste 2 banen krijgen panoramaview. D.w.z. één grote glaswand op de korte kanten i.p.v. palen om de 2-3 meter.

De speeltoestellen gaan verplaatst worden naar de plek waar nu de tennismuur staat. De tennismuur wordt vooralsnog vervangen door een multifunctionele padelbaan. Naast padel kan er ook tennis, volleybal en voetbal op worden gespeeld door een in hoogte verstelbaar net. Bij andere verenigingen is gebleken dat m.n. de jeugd dit interessanter vindt om te gebruiken dan een tennismuur.

De competities van Padel en tennis lopen niet tegelijk. Sommige jeugdcompetities lopen wel tegelijk met Padel.

Afgesproken is dat er een jaar wordt aangezien hoe het gaat. Wanneer blijkt dat er heel veel vraag is naar een tennismuur en de Padelbaan te vaak bezet is door Padellers, dan wordt er opnieuw gekeken naar een andere mogelijkheid.

Pia Scheperkamp: Hoe zit het met het geluid bij Padel, word je daar op de tennisbaan door afgeleid?

Roy de Bakker: het zal wennen zijn, want er komt geluid vanaf. Maar hinder ervaart iedereen anders.

De multibaan krijgt dikker glas.

Er verdwijnen ook bomen, o.a. bomen met stormschade. We hebben een herplantplicht, hier zal in voorzien worden. De heg achter de banen 8-11 zal verdwijnen.

 

Henk Scheperkamp: wat doen de huidige tennisleden die elders Padellid zijn als ze terugkomen naar TCT? Blijven zij tennislid met uitbreiding Padel, of worden zij Padellid met uitbreiding tennis? Dit is relevant voor de inkomsten van TCT(tennis) en voor de BC.

Roy/Wim: BC is gebasseerd voor het grootste deel op nieuwe instroom Padelleden. De combileden is een kleiner gedeelte. De combileden kennen een beperkter financiële impact v.w.b. inkomsten (slechts de meerprijs in contributie van een bestaand tennissend lid zal aan Padel worden toegeschreven).

 

Oproep aan de leden: meld je aan als vrijwilliger bij een van de Padelcommissies.

 

Padelcommissie en Wim de Kwaasteniet zitten samen met Rob Jaspers om de afspraken vast te leggen over trainingen en baanverhuur.

 

Op basis van prijs-/kwaliteitsverhouding is gekozen voor Padel.nl. Zij gaan de banen bouwen. De planning wordt nog afgestemd met de bouwer, TCT en Willem II. Tjeerd zal hierover communiceren met de betreffende commissies.

 

7. Stand van zaken “Doortennissen in de winter”

Tijdens de ALV van februari is er ingestemd met het uitwerken van het plan “Doortennissen in de winter”.

Op dit moment wachten we op 2 offertes om 3 tot 5 banen te overkappen.

Voor de financiering ervan zijn de mogelijkheden:

  • Financieringsmaatschappij met garantstelling vanuit de gemeente;
  • Leaseconstructie met garantstelling vanuit de gemeente.

We kunnen nu helaas nog geen cijfers presenteren, omdat de offertes nog niet binnen zijn.

 

Ger Thijssen: welke bedragen zijn ermee gemoeid?
Arno Sparidaens: Globaal gezegd, voor een overkapping over 3 banen is een investering van 210.000-220.000 euro nodig. Wat betreft contributie, daarvoor moeten onderzoeken gedaan worden. Kies je voor alle leden, of alleen de leden die hier interesse in hebben?

 

Op dit moment kunnen we niet meer mededelen. Er is nog heel veel voorbereiding nodig. Dit zal uitgewerkt worden en wanneer de tijd er rijp voor is, wordt dit gepresenteerd in de ALV.

 

Marnix Ceelaert: is er een mogelijkheid om ook weer ledencertificaten uit te geven?

Arno Sparidaens: dat kan, maar de eerder genoemde mogelijkheden hebben de voorkeur.

 

Ger Thijssen: worden er ook andere opties meegenomen wat betreft doortennissen in de winter?

Arno Sparidaens: b.v. banen huren bij Stappegoor kan meegenomen worden ter vergelijking.

 

Henk Scheperkamp: hoe kan de contributie geoormerkt worden bij combilid van bestaande leden, welke contributie valt onder welke sport? Wordt het 170 euro voor Padel en 45 euro voor tennis, of andersom?

Wim de Kwaasteniet zoekt uit wat er eerder gecommuniceerd is over contributie. Op basis van wat is de beslissing in februari genomen? Er komt steeds meer zicht op het aantal en soort lidmaatschappen.

 

Ivo Peeters wordt hartelijk bedankt voor zijn tomeloze inzet voor de recreatiecommissie en het bestuur. Hopelijk komt er snel een opvolger.

 

Rondvraag:

Joost de Wit: aantal mensen dat aanwezig is, is zeer betrokken bij de vereniging. Helaas valt de opkomst tegen. In het vervolg graag aangeven waar de (B)ALV gehouden wordt.

 

Voorzitter sluit de vergadering om 23.45 uur.